财务软件使用技巧：提升效率的十个实用方法
现在大部分企业都用财务软件做账，但我发现很多会计用财务软件就只用录入凭证、生成报表这几个基础功能，很多能大幅提升效率的功能根本不会用，结果用着财务软件还像手工账一样累。今天就给大家分享财务软件的实用使用技巧，学会了效率至少提升一倍。
第一个技巧：建立适合自己的凭证模板。每个月重复发生的业务，比如发工资、交社保、计提折旧、摊销无形资产、结转税金、结转损益，这些业务的分录基本上每个月都一样，完全可以做成凭证模板。以后再做相同业务，直接调出模板，改一下金额就行，不用每次都选科目写摘要，能省很多时间。比如月末计提折旧，只要固定资产没大变化，每个月的折旧额基本一样，做个模板，每个月点一下就生成了。
第二个技巧：善用"复制凭证"功能。很多相似的业务，比如每个月付房租、付水电费，或者给同一个客户的多笔销售，完全可以复制上个月的凭证，改一下日期和金额，比重新做一张快得多。还有反冲凭证，比如上月暂估的入库，这月收到发票，可以直接复制上月的暂估凭证，改成红字，再做一张正确的蓝字凭证，不用重新录入科目。
第三个技巧：设置常用摘要库。把经常用到的摘要提前设置好，比如"计提本月工资"、"计提固定资产折旧"、"支付XX公司货款"、"销售XX公司商品"等等，做凭证时直接选择，不用每次都打字，而且摘要规范统一，不会出现同一个业务今天写"付货款"明天写"支付货款"的情况。
第四个技巧：学会使用自动转账功能。很多财务软件都有自动转账功能，可以设置好公式，每月自动生成凭证。比如计提城建税及附加，是按当月应交增值税的一定比例计算的，可以设置自动转账分录，从应交税费-应交增值税科目取数，自动计提；还有结转销售成本，如果用的是加权平均法，可以设置公式自动结转；期间损益结转更是可以一键生成，不用自己每个科目转。很多人不知道用这个功能，每个月手动结转损益，不仅慢，还容易漏转科目。
第五个技巧：善用明细账和科目余额表的查询功能。查账不要一笔一笔翻凭证，要学会用科目余额表和明细账。想知道某个客户还欠多少钱，查应收账款明细账，选对应的客户；想知道这个月花了多少办公费，查管理费用-办公费的多栏账；想看看哪个科目有异常，直接看科目余额表，所有科目余额一目了然，有没有异常方向的余额一看就知道。我习惯每天做完凭证都看一眼科目余额表，有问题及时发现。
第六个技巧：掌握快捷键。每个财务软件都有很多快捷键，比如增加凭证、保存凭证、新增分录行、借贷方金额自动平衡等等，记住常用的快捷键，不用每次都用鼠标点，能大幅提升录入速度。比如金蝶里F7是查看科目，F8是保存凭证，空格键是切换借贷方向，=号是自动平衡金额，熟练了之后录入凭证会非常快。
第七个技巧：做好数据备份。这一点非常重要！电脑总有出问题的时候，中病毒、硬盘坏了、系统崩溃，都可能导致数据丢失。一定要养成定期备份的习惯，最好设置自动备份，每天退出软件时自动备份，而且备份文件不要只存在电脑硬盘里，要复制一份到U盘或者云盘，异地存放。我见过太多会计因为电脑坏了，几个月的账都没了，哭都来不及，只能重头补，那个工作量想想都可怕。
第八个技巧：巧用报表自定义功能。除了资产负债表、利润表、现金流量表这三张主表，你还可以根据公司的需要自定义管理报表，比如收入按客户明细表、费用按部门明细表、销售毛利分析表等，设置好公式后每个月自动出数，不用自己在Excel里手工汇总统计，省很多事。很多老板想要的管理报表，其实在财务软件里就能做出来。
第九个技巧：年末打印账套要全面。年底打印账簿的时候，不要只打印总账和明细账，银行日记账、现金日记账、数量金额账、多栏账都要打印，而且要连续打印，不要只打印有发生额的科目。账簿打印出来后要装订成册，封面、启用表、目录都要有，按会计档案要求保管。很多人只打个科目余额表就完事了，不符合会计基础工作规范的要求。
第十个技巧：遇到问题先不要慌。财务软件出问题是很正常的，比如凭证断号、报表公式不对、对账不平，先自己试着找原因，解决不了的找软件客服。不要一遇到问题就随便反结账反记账，改来改去把数据改乱了。特别是年终结账后，不要轻易反结账改去年的账，有问题放在当年调整就行。
第一个技巧：建立适合自己的凭证模板。每个月重复发生的业务，比如发工资、交社保、计提折旧、摊销无形资产、结转税金、结转损益，这些业务的分录基本上每个月都一样，完全可以做成凭证模板。以后再做相同业务，直接调出模板，改一下金额就行，不用每次都选科目写摘要，能省很多时间。比如月末计提折旧，只要固定资产没大变化，每个月的折旧额基本一样，做个模板，每个月点一下就生成了。
第二个技巧：善用"复制凭证"功能。很多相似的业务，比如每个月付房租、付水电费，或者给同一个客户的多笔销售，完全可以复制上个月的凭证，改一下日期和金额，比重新做一张快得多。还有反冲凭证，比如上月暂估的入库，这月收到发票，可以直接复制上月的暂估凭证，改成红字，再做一张正确的蓝字凭证，不用重新录入科目。
第三个技巧：设置常用摘要库。把经常用到的摘要提前设置好，比如"计提本月工资"、"计提固定资产折旧"、"支付XX公司货款"、"销售XX公司商品"等等，做凭证时直接选择，不用每次都打字，而且摘要规范统一，不会出现同一个业务今天写"付货款"明天写"支付货款"的情况。
第四个技巧：学会使用自动转账功能。很多财务软件都有自动转账功能，可以设置好公式，每月自动生成凭证。比如计提城建税及附加，是按当月应交增值税的一定比例计算的，可以设置自动转账分录，从应交税费-应交增值税科目取数，自动计提；还有结转销售成本，如果用的是加权平均法，可以设置公式自动结转；期间损益结转更是可以一键生成，不用自己每个科目转。很多人不知道用这个功能，每个月手动结转损益，不仅慢，还容易漏转科目。
第五个技巧：善用明细账和科目余额表的查询功能。查账不要一笔一笔翻凭证，要学会用科目余额表和明细账。想知道某个客户还欠多少钱，查应收账款明细账，选对应的客户；想知道这个月花了多少办公费，查管理费用-办公费的多栏账；想看看哪个科目有异常，直接看科目余额表，所有科目余额一目了然，有没有异常方向的余额一看就知道。我习惯每天做完凭证都看一眼科目余额表，有问题及时发现。
第六个技巧：掌握快捷键。每个财务软件都有很多快捷键，比如增加凭证、保存凭证、新增分录行、借贷方金额自动平衡等等，记住常用的快捷键，不用每次都用鼠标点，能大幅提升录入速度。比如金蝶里F7是查看科目，F8是保存凭证，空格键是切换借贷方向，=号是自动平衡金额，熟练了之后录入凭证会非常快。
第七个技巧：做好数据备份。这一点非常重要！电脑总有出问题的时候，中病毒、硬盘坏了、系统崩溃，都可能导致数据丢失。一定要养成定期备份的习惯，最好设置自动备份，每天退出软件时自动备份，而且备份文件不要只存在电脑硬盘里，要复制一份到U盘或者云盘，异地存放。我见过太多会计因为电脑坏了，几个月的账都没了，哭都来不及，只能重头补，那个工作量想想都可怕。
第八个技巧：巧用报表自定义功能。除了资产负债表、利润表、现金流量表这三张主表，你还可以根据公司的需要自定义管理报表，比如收入按客户明细表、费用按部门明细表、销售毛利分析表等，设置好公式后每个月自动出数，不用自己在Excel里手工汇总统计，省很多事。很多老板想要的管理报表，其实在财务软件里就能做出来。
第九个技巧：年末打印账套要全面。年底打印账簿的时候，不要只打印总账和明细账，银行日记账、现金日记账、数量金额账、多栏账都要打印，而且要连续打印，不要只打印有发生额的科目。账簿打印出来后要装订成册，封面、启用表、目录都要有，按会计档案要求保管。很多人只打个科目余额表就完事了，不符合会计基础工作规范的要求。
第十个技巧：遇到问题先不要慌。财务软件出问题是很正常的，比如凭证断号、报表公式不对、对账不平，先自己试着找原因，解决不了的找软件客服。不要一遇到问题就随便反结账反记账，改来改去把数据改乱了。特别是年终结账后，不要轻易反结账改去年的账，有问题放在当年调整就行。